Administrative Officer C: Short Courses

Duties/Pligte- Coordinating the short courses within the Department. Organising short courses, including room bookings, materials preparation, and ensuring that all logístical aspects are handled efficiently.- Serving as the primary point of contact for course participants and instructors. Handling inquiries, providing course information, and ensuring clear communication regarding course schedules,

changes, and requirements.- Coordinating the Short Course Registration and Administration process and all administrative aspects of event planning for various short courses.- Maintaining accurate and up-to-date records of course registrations, attendance, and completions. Ensuring that all data is securely managed and readily accessible for reporting and analysis.- Coordinating the preparation and distribution of course materials. This includes handouts, instructional guides, and digital resources.- Assisting in the collection and analysis of feedback from participants and instructors to help improve course content and delivery.-
- Coordinating invoicing, budget control, processing payments, and tracking expenses related to course administration. Preparing financial reports as needed.- Arranging travel bookings, meetings, courses, and seminars, and ensuring that all logístical aspects are handled efficiently.- Performing additional tasks related to the administration of short courses, adapting to the evolving needs of the Department.- Koördinering van die kortkursusse binne die Departement. Organisering van kortkursusse, insluitend kamerbesprekings, voorbereiding van materiaal en om te verseker dat alle logistieke aspekte

doeltreffend hanteer word.- Dien as die primêre kontakpunt vir kursusdeelnemers en -instrukteurs. Hanteer navrae, verskaf kursusinligting en verseker duidelike kommunikasie rakende kursusroosters, veranderinge en

vereistes.- Koördineer die kortkursus-registrasie
- en administrasieproses, asook alle administratiewe aspekte van die beplanning van verskeie kortkursusse.- Handhaaf akkurate en bygewerkte rekords van kursusregistrasies, bywoning en voltooiings. Verseker dat alle data veilig bestuur en maklik toeganklik is vir verslagdoening en ontleding.- Koördineer die voorbereiding en verspreiding van kursusmateriaal, insluitend handboeke, onderriggidse en digitale hulpbronne.- Hulpverlening met die insameling en ontleding van terugvoer van deelnemers en instrukteurs om die kursusinhoud en -aanbieding te verbeter.- Verrig algemene administratiewe take soos lêerwerk, fotokopiëring en die bestuur van e-poskorrespondensie wat verband hou met kortkursusse.- Koördineer fakturering, begrotingsbeheer, verwerking van betalings en die nasporing van uitgawes wat verband hou met kursusadministrasie. Voorbereiding van finansiële verslae soos benodig.- Reël reisbesprekings, vergaderings, kursusse en seminare en verseker dat alle logistieke aspekte doeltreffend hanteer word.- Verrig bykomende take wat verband hou met die administrasie van kortkursusse, en pas aan by die veranderende behoeftes van die Departement.

Job Requirements/Pos Vereistes- A post-matric qualification in business administration or financial administration, or administrative office management.- Knowledge of SU's central financial and personnel systems (e.g., SUNFin, SUNStudent, and Oracle).- Strong computer proficiency, particularly in Microsoft Office (Word, Excel, and Outlook).- At least one year's administrative experience at a higher education institution.- 'n Ná-matriek kwalifikasie in besigheid administrasie of finansiële administrasie, of administratiewe kantoor bestuur.- Grondige kennis van die Universiteit Stellenbosch se sentrale finansiële en personeelstelsels (bv. SUNFin, SUNStudent en Oracle).- Uitstekende rekenaarvaardighede, veral in Microsoft Office (Word, Excel en Outlook).- Minstens een jaar se administratiewe ervaring binne 'n hoër onderwysinstelling.

Recommendation/Aanbeveling- Familiarity with SU's short course systems.- Understanding of SU's financial policies and procedures.- Experience in an educational and event managing environment is highly advantageous.- Excellent verbal and written communication skills in English.- Strong interpersonal and organisational abilities.- The ability to work under pressure, both independently and as part of a team.- Initiative and capability to manage tasks effectively.- Vertroudheid met die US se kortkursusstelsels.- Begrip van die US se finansiële beleide en prosedures.- Ervaring in 'n opvoedkundige en geleentheidsbestuursomgewing sal as 'n groot voordeel beskou word.- Uitstekende mondelinge en skriftelike kommunikasievaardighede in Engels.- Sterk interpersoonlike en organisatoriese vermoëns.- Die vermoë om onder druk te werk, beide onafhanklik en as deel van 'n span.- Inisiatief en die vermoë om take doeltreffend te bestuur.