Administrative Officer: International Ug

Duties/Pligte **Main purpose of job**:
**Responsibilities**:

**Effectively and accurately conducting evaluation for undergraduate international applicants**:

Conducting credential evaluation and determining Matriculation Exemption status of applicants as part of the academic administrative service within SU International;
- Preparing the letter of undertaking after the applicant accepted the offer and dispatching the document through the system to the applicant for visa purposes;
- Implementing and interpreting agreed policies and procedures in respect of recommendations for admission/non-admission;
- Expanding knowledge of international qualification evaluation processes.

**Pre-registration**:

- Assisting with pre-registration of all international students to verify their immigration documentation and fees before academic registration;
- Accurately capturing, validating and correcting data inputs.

**Assisting with regards to Matriculation Exemption Certificate**:

Uploading the documents on the USAf website and following up on the status of the certificate to ensure that it is uploaded on the SU system.

**General Administration**:

- Issuing letters of continuation (LOC) to international undergraduate students whose study visas are expiring;
- Assisting students with academic or any other enquiry by referring them to the appropriate services available on campus;
- Making suggestions with regards to streamlining processes and policy changes to international undergraduate applicants where applicable, and recommending alternatives should the need occur;
- Undertaking any other duties or tasks as requested or delegated by the Manager: SUI-Services Centre.

**Hoofdoel van pos**:

- Doeltreffende en akkurate evaluering van internasionale voorgraadse aansoekers se skoolkwalifikasies om die aansoek vir toelating tot voorgraadse graadprogramme aan die SU te oorweeg.

**Verantwoordelikhede**:

- Die verskaffing van kliëntediens aan voorgraadse internasionale aansoekers;
- Verseker effektiewe kommunikasie met aansoekers, voornemende studente, ingeskrewe studente, ouers en interne rolspelers in terme van aansoeke, toelatings en registrasie-navrae en -prosesse.

**Effektiewe en akkurate uitvoering van evaluering vir voorgraadse internasionale aansoekers**:

- Verwerk aansoeke, evalueer skoolkwalifikasies en maak aanbevelings oor die geskiktheid van aansoekers vir moontlike toelating tot voorgraadse programme;
- Uitvoering van evaluering en bepaling van Matrikulasievrystellingstatus van die aansoekers as deel van die akademiese administratiewe diens binne SU Internasionaal;
- Uitreiking van die ondernemingsbrief nadat die aansoeker die aanbod aanvaar het en die dokument deur die stelsel aan die aansoeker uitgereik word vir visumdoeleindes;
- Vinnige en akkurate evaluering van aansoeke om te verseker dat oorweging vir toelating betyds is en ooreenstem met die vasgestelde sluitingsdatums en -tydlyne;
- Verseker dat aansoek
- en toelatingsrekords akkuraat gestoor word
- Implementering en toepassing van ooreengekome beleide en prosedures ten opsigte van aanbevelings vir toelating/nie-toelating;
- Uitbreiding van kennis van internasionale kwalifikasie-evalueringsprosesse.

**Voor-registrasie-klaring**:

- Hulpverlening met vooraf-registrasie-klaring van alle internasionale studente om hul immigrasie dokumentasie en gelde te verifieër voor akademiese registrasie;
- Akkurate vaslegging, validering en korrigering van data.

**Bystand met betrekking tot Matrikulasievrystellingsertifikaat**:

- Verleen bystand aan internasionale voorgraadse studente met aansoeke vir matriekvrystellingsertifikate deur die oorspronklike uitslae te verifieër en te sertifiseer;
- Laai die dokumente op die USAf webwerf en volg die status van die sertifikaat op om te verseker dat dit op die SU stelsel gelaai word.

**Algemene Administrasie**:

- Uitreiking van voortsettingsbriewe (LOC) aan internasionale voorgraadse studente wie se studievisums byna verval;
- Verleen bystand aan studente met akademiese of enige ander navrae deur hulle te verwys na die toepaslike dienste wat op kampus beskikbaar is;
- Lewer voorstelle met betrekking tot belyning van prosesse en beleidsveranderinge waar van toepassing op internasionale voorgraadse aansoekers en beveel alternatiewe aan indien nodig;
- Onderneem enige ander pligte of take soos versoek of gedelegeer deur die Bestuurder: SUI-Dienstesentrum.

Job Requirements/Pos Vereistes
- A National Diploma/Degree and at least three years' administrative experience;
- General office and administrative competence, insight, and clear systematic work methods;
- The ability to liaise appropriately and effectively with individuals at all levels, both within and outside the University;
- Proven computer proficiency in the use of the Microsoft Office package (Word, Excel, PowerPoint, Outlook and Teams);
- Excellent verbal and written communication skills in English, with the focus on customer service;
- Excellent organis