Administratiewe Assistent

**POS PROFIEL**

**TITEL Administratiewe Assistent - vir NAAM**

**Bestuursagent asook Ontvangs**

**AFDELING **Administrasie **RAPPORTEER **Kantoorbestuurder

**AAN **Portfeulje bestuurder

**KONTAKTE **Alle personeel, Trustees, Eienaars en **BEGIN DATUM**

Huurders

**1. Doel**

Verantwoordelik vir die beantwoording van die maatskappy se skakelbord, voorsien sekretariële en administratiewe ondersteuning aan personeel op ‘n effektiewe en professionele manier.

**2. Sleutel Prestasie Areas**

1. Beantwoording van skakelbord

2. Informasie diens

3. Algemene Kantoor Administratiewe Dienste

4. Bestuurs Agente Administratiewe Dienste

5. Ontvangs Dienste

6. Argief Dienste

7. Klientediens

**3. Volledige Beskrywing**

**1. Beantwoording van skakelbord**

Beantwoord inkomende oproepe professioneel te alle tye.

Toepassing van professionele telefoonetiket te alle tye.

Deurskakeling van oproepe na die regte uitbreidings.

Hulp verleen aan Trustee/eienaar waar direk gehelp kan word.

**2. Informasie Diens**

Beantwoording van basiese vrae van die maatskappy alvorens deurskakel na regte uitbreiding.

Op hoogte bly van watter bestuurs agent bestuur watter beheerliggaam.

Ingelig wees waar alle personeel hulle bevind.

Die neem van boodskappe en deurgee daarvan.

Telefoniese hulp verleen waar ‘n bestuursagent nie beskikbaar is nie, bv heffingsnavrae

**3. Algemene Kantoor Administratiewe Dienste**

Bestel van skryfbehoeftes, drukkersink en papier

Toesien dat drukkers oor papier beskik.

Versorging van algemene netheid in kantore, raadsale, kombuis.

Optel en uitsorteer van pos.

Bank en poskantoor toe gaan.

Ontvang fakse en uitstuur daarvan.

Hantering en boekstawing van kleinkas

**4. Bestuurs Agente Administratiewe Dienste ** a) Finansiele bestuur

Verleen hulp met invordering van agterstallige heffingsgelde.

Verleen hulp met klaringssertifikate

Kontrolering en nasien van EFT’s

Kontrolering en nasien van salarisse b) Administratiewe dienste

Liaseerwerk

Opdateer Trustee en eienaars se nuwe inligting op Userdocs & Mystrata

Invoeg van nuwe begunstigdes op Mystrata

Ouditeure se pakkies bymekaar kry.

Hulp verleen met die uitstuur van korrespondensie wat bestuursagent opgestel het.

Verleen hulp rakende ad hoc administratiewe take.

Opdateer aksielyste van bestuursagente c) Vergaderingsdienste

Verleen hulp aan taalversorging en tik van Notules asook inplak daarvan in Notule boeke.

Behulpsaam wees om kopieë te maak van vergaderingstukke vir vergaderings.

Skakeling om kworums te kry vir alle AJV’s d) Verskeringsdienste

Opvolging van versekeringeise geplaas deur bestuursagent e) Instandhouding en Herstelwerk dienste

Opvolging van kwotasies soos aangevra deur bestuursagente

Opvolging van kontrakteurs

**5. Ontvangs Dienste**

Professionele kliëntediens.

Ontvang en assisteer besoekers.

Toesien dat ontvangs area netjies is.

Bestuur ontvang en uitgee van sleutes/afstandbeheer/etc.

Ontvang van tjeks en verskaffing van kwitansies.

In beheer wees met kantoorontruiming in die geval van brand.

**6. Argief Dienste**

Liasseer alle bestuurs agente se ou dokumentasie.

Toesien dat alle dokumente goed gemerk en “barcodes” bevat.

Bestuur van afhaal van alle argief dokumetasie na Re File.

Liasseer alle ou dokumentasie wat in kantoor gehou word.

7. **Klientediens**

Plaas jou self in die kliënt se skoene en bepaal sy verwagtinge

Lewer doeltreffende en tydige diens

Kommunikeer te alle tye professioneel, vriendelik en hulpvaardig.

Maandelikse verslagdoening aan trustees

Werk saam met trustees met alle aksies om uitstekende goeie bestuur van die regspersoon te verseker.

**4. Werk Spesifikasie**

**Vaardighede**

Kommunnikasie & luistervaardighede Verkieslik bo 30 Rekenaarpakette

Rekenaar geletterdheid Minimum 3 jaar Skakelbord

Georganiseerd werk Na skoolse opleiding tot voordeel

Analitiese probleem oplossing

Tydsbestuur

**Ondervinding en Kwalifikasies**

Verkieslik bo 30

Minimum 3 jaar

Kantoor administratief

Na skoolse opleiding tot voordeel

**Kennis**

Rekenaarpakette

Skakelbord

Kantoor administrasie

**Persoonlike Eienskappe**

Volwassenheid Eie vervoer Hoë druk omgewing

Oplettend op fyn besonderhede Bestuurslisensie Komplekse span

Bewus wees van dringendheid Gewillig een naweek in ‘n jaar te werk Resultaat gedrewe

Goeie Menseverhoudings met inspeksietyd. Opregtheid

**Ander**

Eie vervoer

Bestuurslisensie

Gewillig een naweek in ‘n jaar te werk

met inspeksietyd.

**Maatskappy kultuur**

Hoë druk omgewing

Komplekse span

Resultaat gedrewe

Opregtheid

Pay: R12,000.00 - R15,000.00 per month